In aanloop naar het 20 jaar bestaan in september 2017 van het bedrijf Compliance & Forensic Services Caribbean wordt ter gelegenheid daarvan een serie artikelen gepubliceerd waarin kennis gedeeld wordt met het publiek. De onderwerpen waaraan aandacht zal worden besteed, hebben te maken met aspecten waar iedereen in zijn dagelijks leven (privé of zakelijk) mee te maken kan krijgen. Vorige maand werd in het artikel aandacht besteed aan één van de maatregelen voor het waarborgen van integriteit; de (pre) employment screening. In het artikel van deze maand wordt ingegaan op een andere maatregel in deze; namelijk het begrip “klokkenluiders”.
Niet integer gedrag in organisaties
Bij wie kunt u terecht als u binnen uw organisatie dingen ziet gebeuren die niet door de beugel kunnen? Denk daarbij aan: een leidinggevende die altijd uw werk afkeurt omdat hij u niet mag, een collega die regelmatig een pak printpapier mee naar huis neemt of een directeur die beloftes doet aan de klant die geheel tegen het beleid in gaan.
Een (schriftelijke) klokkenluidersregeling is een mogelijkheid om dergelijke misstanden (anoniem) te melden en is gelukkig steeds meer de norm in onze financiële sector alsook het bedrijfsleven. Een klokkenluidersregeling heeft als doel alle medewerkers binnen een bedrijf zonder gevaar voor hun rechtspositie, de mogelijkheid te bieden te rapporteren over een misstand waarbij de identiteit van de klokkenluider zoveel mogelijk beschermd is.
Internationaal
Internationaal kennen we de Amerikaanse Sarbanes Oxley-wet, in Nederland de Code Tabaksblat en breed in Europe vele regelingen met verplichtingen voor een klokkenluidersregeling. In Nederland dienen alle organisaties met meer dan 50 werknemers een dergelijke regeling te hebben en in “the Dutch Caribbean” is dit verplicht voor financiële instellingen op basis van de Centrale Bank regelgeving.
Leidinggevende vaak onderdeel van probleem
Internationaal is onderzoek gedaan naar de effectiviteit van klokkenluidersregelingen. De centrale conclusie blijft :als er weinig meldingen zijn, betekent dit dan dat er een hoog ethisch gehalte is binnen het bedrijf, of betekent dit juist dat men ondanks de regeling geen melding durft te doen? Een belangrijk gegeven hierbij is dat in het overgrote gedeelte van de meldingen door een klokkenluider, de leidinggevenden vaak onderdeel is van het probleem dat tot de misstand heeft geleid. Vooral als het systematische misstanden betreft, zijn deze al dan niet bewust door een leidinggevende gedoogd, in stand gehouden of zelfs bevorderd.
In aansluiting op de bovenstaande conclusie is het dus essentieel te weten hoe je een klokkenluidersregeling effectief maakt. De regeling zal alleen effect hebben als deze door het gehele personeel (inclusief de directie) gezien wordt als een onderdeel van hun ethisch begrip.
Specifiek betekent dit het goede voorbeeld van de leiding, het creëren van vertrouwen, bewustmaking, het niet dulden en direct afhandelen van pesterijen en andere misstanden, het regelmatig organiseren van interne integriteittrainingen en het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon danwel een externe onafhankelijke klokkenluider meldpunt .
Hier ligt een mooie en uitdagende taak voor bijvoorbeeld de Raad van Commissarissen danwel een vergelijkbaar orgaan (zoals een aandeelhouder) binnen uw bedrijf. Immers, zij is enerzijds voldoende betrokken bij het bedrijf en heeft anderzijds voldoende afstand om de directie te helpen een dergelijk meer omvattend kader te creëren.
Stank voor dank?
De media wordt door klokkenluiders vaak gebruikt om gehoor te vinden. Dit kan daardoor grote gevolgen hebben voor een organisatie (reputatie en/ of financiële schade). De klokkenluider kan hierdoor tevens onder druk komen te staan door het extern bekend maken van een vermoeden van een misstand. Er zijn internationale voorbeelden waarbij de klokkenluider onjuist behandeld werd na het doen van de melding. Bij defensie Nederland was er een melding gedaan over het niet naleven van de veiligheidsmaatregelen bij vliegbasis Eindhoven. In plaats dat het werd onderzocht hebben de betrokkenen promotie gekregen en werd de melder gepest.
Op dezelfde vliegbasis was ook een andere melding over alcoholgebruik en onrechtmatig declareren van reiskostenvergoeding. De melder die zelf ook onjuiste declaraties had ingediend werd aangezien als fraudeur en daarmee zijn melding onbetrouwbaar aangemerkt. Ook de klokkenluider inzake de bouwfraude in Nederland heeft een zwaar proces moeten doorgaan na zijn melding.
Denk hierbij ook aan grote zaken zoals bij Amerikaanse computer expert Edward Snowden die de “misstanden” van de Amerikaanse overheid bloot legde en heeft moeten vluchten omdat hij verdacht wordt van het lekken van vertrouwelijke informatie. Nu is het verboden om vertrouwelijke informatie te lekken maar heiligt het doel de middelen in deze?
Ook het helpen van klokkenluiders kan negatief uitpakken. Denk hierbij aan de Australische computer programmeur en journalist Julian Assange die een platform heeft opgericht voor het publiceren van misstanden welke door iedereen vrij zijn in te zien. Hij moest noodgedwongen onderduiken in de ambassade van Ecuador.
Ook lokaal zijn er voorbeelden van klokkenluiders waarbij ze na de melding onheus bejegend zijn. Centrale vraag hierbij is of de klokkenluider dit deed voor het algemeen belang of speelde er ook een (indirect) persoonlijk belang mee en werd dit als klokkenluider in de media gebracht teneinde zo hun eigen gewin te verantwoorden.
Het nut van een goede klokkenluidersregeling
Een goede klokkenluidersregeling is één van de pijlers voor een integere organisatie, waarbij de klokkenluider wordt beschermd en op die wijze onregelmatigheden aan het licht gebracht kunnen worden zonder persoonlijke gevolgen voor de melder. Bij het doen van een melding is het doen van onderzoek naar die eventuele misstand van groot belang, al dan niet door een onafhankelijk derde. In sommige organisaties is een interne klokkenluider onrealistisch of ongewenst, bijvoorbeeld door het structuur of grootte van de organisatie. In dergelijke gevallen is een extern onafhankelijke klokkenluider meldpunt noodzakelijk, waarbij werknemers (anoniem) kunnen melden op een beveiligde manier.
Op die wijze wordt de melding serieus genomen ongeacht de positie of reputatie van de betrokkenen. Waarheidsvinding is daarin “key” alsook de terugkoppeling naar de melder. Indien er tegen de regels in, is gehandeld, dient dit correct te worden afgehandeld, maar als de handeling anders leek dan de melder constateerde is die terugkoppeling ook van enorm belang. De regeling moet zijn gericht op het minimaliseren van de integriteitsrisico’s die inherent zijn aan de bedrijfsvoering.
Voor u als werkgever is bovenstaande van enorm belang voor effectiviteit van een klokkenluidersregeling. Daarnaast zijn integriteitstrainingen van enorm belang om het doel, reikwijdte toe te lichten en het onderwerp bespreekbaar te maken. Als u als klokkenluider een melding wilt doen, maak altijd gebruik van interne regelingen en stap niet direct naar de media om zo uw geheimhoudingsplicht niet te schaden. Mocht een externe stap toch noodzakelijk zijn, overweeg dan goed of het algemeen belang gediend wordt en niet slechts de eigen mening of die van een kleine groep.
Geschreven door Marjolaine Jardinier & Stefan Mulderij