In aanloop naar het 20 jarig bestaan van het bedrijf Compliance & Forensic Services Caribbean in september 2017, wordt ter gelegenheid daarvan maandelijks een artikel gepubliceerd waarin kennis gedeeld wordt met het publiek op het terrein van compliance of forensisch onderzoek. De onderwerpen waaraan aandacht zal worden besteed, hebben te maken met aspecten waar iedereen in zijn dagelijks leven (privé of zakelijk) mee te maken kan krijgen. In het artikel van deze maand wordt dieper ingegaan op de redenen voor het (laten) uitvoeren van intern onderzoek teneinde de geleden schade te minimaliseren, zaken correct af te handelen en de fraude in de toekomst te voorkomen.
Vermoeden van fraude: wat nu?
5 redenen om vermeende onregelmatigheid; vermoeden van fraude aan te pakken
Een voorbeeld
Door het analyseren van een audit, komt het management erachter dat er fraude wordt gepleegd. Op dat moment is niet geheel helder wat er precies is gebeurd. Wie is erbij betrokken, hoe gaat de fraude precies in zijn werk, waar de mazen in het net zitten en uiteraard hoe groot de financiele schade is, is nog niet onduidelijk.
Intern onderzoek biedt op zo’n moment dé oplossing voor management wel om de volgende 5 redenen
1. Interne preventie
Door intern onderzoek te verrichten ziet het personeel dat misstanden binnen de organisatie worden aangepakt alsook dat er consequenties zijn voor gedragingen die niet zijn toegestaan. Hierdoor zal men minder snel geneigd zijn fraude te plegen. Management kan anderzijds lering trekken uit de zaak.
2. Rechttrekken van tekortkomingen in procedures en processen
Een andere reden voor het verrichten van een intern onderzoek is dat tekortkomingen in procedures en processen binnen het bedrijf worden geconstateerd en dat deze kunnen worden rechtgetrokken. Vaak wordt pas tijdens het verrichten van een intern onderzoek duidelijk dat procedures en processen die weliswaar op papier goed beschreven zijn, in de dagelijkse praktijk niet worden nageleefd of ‘gaten’ hebben die ruimte bieden voor het zich niet hoeven te houden aan de regels of ruimte bieden om te kunnen frauderen.
3. Terugvorderen financiele schade van de verantwoordelijke(n)
Ten derde kan, in het geval er financiële schade geleden is, dit volledig in kaart worden gebracht en worden teruggevorderd van de verantwoordelijke(n). Bovendien wordt de fraude gestopt door het verrichten van het onderzoek, met als gevolg dat ook de toekomstige financiële schade die het bedrijf zou hebben geleden, wordt voorkomen.
4. Reputatieschade minimaliseren
Naast de financiële schade die een bedrijf oploopt bij ontdekking van de fraude, is er meestal ook sprake van reputatieschade. Intern onderzoek werkt enerzijds intern herstellend, in die zin dat na het verrichte onderzoek transparant kan worden gecommuniceerd aan bijvoorbeeld personeel over de wat, wie, waarom, hoe en wanneer vragen die nu beantwoord zijn. Anderzijds werkt het verrichten van een intern onderzoek naar buiten toe herstellend aangezien aan de klant/het publiek ook duidelijk wordt gemaakt dat het bedrijf streeft naar waarheidsvinding en integriteit. Als klant wil je juist zaken doen met een bedrijf/organisatie die eerlijk en betrouwbaar is en een zelfreinigend vermogen heeft.
5. Onderbouwing in rechterlijke procedure
Een objectieve onderzoeksrapportage kan als onderbouwing dienen in een rechterlijke procedure. Heel vaak wordt door organisaties, na het mondelinge antwoord van de fraudeur van de vragen ‘wat’ en ‘wie’, te snel overgegaan naar het ontslaan van de verantwoordelijke(n). In zo’n geval kan door het ontbreken van een gedegen vastlegging van de feiten en het bewijs dat de verantwoordelijke(n) de feiten heeft (hebben) gepleegd, het ontslag een rechterlijke procedure niet doorstaan. Juist door het objectief hebben beantwoord van de vragen wat, wie, waarom, hoe en wanneer, kan de rechter ervan worden overtuigd dat daadwerkelijk sprake is van een onregelmatigheid of fraude en kan de verantwoordelijke(n) worden ontslagen.
Fraude versus onregelmatigheden
Niet alleen in het geval van fraude zijn bovenstaande redenen voor een intern onderzoek van toepassing. Ook in het geval van onregelmatigheden helpt intern onderzoek u verder, eventueel alsnog ter preventie van toekomstige fraude. Want, indien sprake is van een onregelmatigheid hoeft dit niet per se te betekenen dat sprake is van fraude. Er is sprake van een onregelmatigheid wanneer iets niet gaat zoals het hoort te gaan binnen de organisatie.
Bijvoorbeeld een medewerker met tekenbevoegdheid laat gemakshalve een ondergeschikte een bon tekenen in zijn afwezigheid terwijl is vastgelegd in de procedures dat dit niet is toegestaan.
Zoals in een eerder artikel is uitgelegd, is er sprake van fraude in een organisatie wanneer een medewerker bewust handelingen uitvoert die bestaan uit misleiding en bedrog met het doel om zichzelf en of anderen (financieel) te bevoordelen. In het geval van de medewerker die gemakshalve een ondergeschikte laat tekenen in zijn afwezigheid, is er geen sprake van het zichzelf (financieel) bevoordelen maar is puur de vastgelegde procedure niet gevolgd.
Tot slot
Intern onderzoek is sleutel tot succes in geval van fraude, zowel voor de bedrijfsnaam, het management, het personeel, alsook de (toekomstige) klant. Na de afronding van het intern onderzoek kan het bedrijf haar procedures en processen optimaliseren, teneinde fraude of onregelmatigheden in de toekomst te voorkomen.