In aanloop naar het 20 jaar bestaan in september 2017 van het bedrijf Compliance & Forensic Services Caribbean wordt ter gelegenheid daarvan een serie artikelen gepubliceerd waarin kennis gedeeld wordt met het publiek. De onderwerpen waaraan aandacht zal worden besteed, hebben te maken met aspecten waar iedereen in zijn dagelijks leven (privé of zakelijk) mee te maken kan krijgen. Vorige maand werd in het artikel aandacht besteed aan het fenomeen “klokkenluiders”. In het artikel van deze maand wordt ingegaan op de preventie van fraude.
Fraude – dat overkomt mij niet
Is fraude preventie ook voor mijn organisatie belangrijk? Komt het ook in mijn organisatie voor? Heeft het nut om hier geld in te investeren? “Ik heb volledig vertrouwen in mijn mensen, is het überhaupt nodig om hieraan tijd en geld te besteden?”
Allemaal vragen die wij vaker horen en waar we in op zullen gaan in dit artikel. Om die vragen goed te kunnen beantwoorden, allereerst een definitie van de termen fraude en preventie. Er is sprake van fraude in een organisatie wanneer een medewerker bewust handelingen uitvoert die bestaan uit misleiding en bedrog met het doel om zichzelf en of anderen (financieel) te bevoordelen ten koste van de organisatie. Preventie betekent in dit geval dat men reeds van tevoren inspeelt op zowel de mens, processen als systemen, binnen of buiten de organisatie, teneinde fraude te voorkomen.
De zwakste schakel
Ervaring leert dat binnen organisaties de mens de zwakste schakel is. Een organisatie kan interne regelingen, procedures en controlemechanismen ‘in place’ hebben en toch slachtoffer worden van fraude. Dit heeft te maken met de factor mens. Studies en ervaring leert ons dat er een correlatie bestaat tussen enerzijds het plegen van fraude en anderzijds 1) de noodzaak van de mens, 2) de gelegenheid die de mens heeft tot het plegen van de fraude en 3) de rechtvaardiging van het plegen van de fraude, door de mens. Dit principe kennen we als de fraudedriehoek.
1) De noodzaak: In onze welvarende kapitalistische maatschappij is de drang bij de mens om bijvoorbeeld een eigen woning en een auto te hebben en minimaal één keer per jaar op vakantie te gaan, in hoge mate aanwezig. Men streeft er vaak naar er een bepaalde levenstandaard op na te houden. Echter is deze standaard financieel gezien niet voor iedereen bereikbaar en/of vol te houden.
2) De gelegenheid: Daarnaast blijkt uit onderzoeken dat organisaties maar al te vaak nonchalant omgaan met de naleving en handhaving van regelingen en procedures, wat met zich meebrengt dat de mens een mogelijkheid ziet tot het bereiken van zijn (niet goede) doelen. Een toegangsdeur waar bijvoorbeeld normaliter met een pasje ‘geswiped’ moet worden, wordt voor het gemak van de mens opengehouden met een kartonnetje. Hierdoor is de ruimte voor iedereen toegankelijk geworden en is ook niet meer inzichtelijk wie er allemaal is binnen gegaan.
3) De rechtvaardiging: Als laatste hebben we hedendaags te maken met een rechtscultuur waarbij de mens steeds meer er op uit is te rechtvaardigen, waarom hij of zij recht heeft op iets. ‘Ik heb mijn hele leven toegewijd aan mijn baan dus heb ik het recht om zo nu en dan bedrijfsmiddelen te gebruiken voor privé gebruik’.
Van belang bij het voorkomen van fraude is dat er duidelijkheid is onder de medewerkers wat wel en wat niet mag en wat van ze verwacht wordt. Daarnaast moet de medewerker weten dat er een pakkans is, dus dat hij of zij ontdekt kan worden. Controlemechanismen dienen daadwerkelijk gehandhaafd te worden. Tevens dienen de consequenties die aan zulke inbreuken vastzitten, bij medewerkers bekend te zijn.
Schade
Organisaties beseffen over het algemeen te weinig dat geïnvesteerd moet worden in fraude preventie, of beseffen dit pas als het te laat is. Bij de afweging wordt helaas te vaak geconcludeerd dat het geld beter ergens anders in het bedrijf geïnvesteerd kan worden. Hierbij wordt uit het oog verloren dat de financiële schade die gepaard gaat met fraude, een grote impact kan hebben op de financiële gezondheid van het bedrijf. Dit kan zowel direct zijn (zoals het ontnomen geld/materiaal of niet gewerkte uren) als indirect (onderzoekskosten, financieel verlies als gevolg van reputatie schade en ook belastingen die betaald moeten worden over de gehele omzet, inclusief het fraude deel).
Een andere misinterpretatie is dat organisaties vaak weigeren te geloven dat hun medewerkers (kunnen) frauderen. Daarnaast denkt men dat een geval van fraude een eenmalig iets is; met de rotte appel eruit, zou het probleem zijn opgelost.
De administratief medewerker – een geval van fraude
Een administratief medewerker dient, zoals met de bedrijfsleider is afgesproken, om de tweeëneenhalve werkdag een storting van het aanwezig kasgeld te verrichten bij de bank. Op deze wijze wordt voorkomen, in verband met inbraak en overval preventie, dat grote geldbedragen aanwezig zijn in de kas. Alle genummerde kasbonnen en daarmee gepaard gaande bankstortingsbewijzen worden fysiek door de administratieve medewerker bewaard in een map. Door de financiële medewerker van het bedrijf wordt aan het einde van de maand een aansluiting gemaakt tussen alle maandelijkse kasontvangsten en de bank statements. Deze controle wordt echter uitgevoerd op basis van een digitale opgave die opgesteld wordt door de administratieve medewerker en via email verzonden wordt aan de financiële medewerker. De fysieke map wordt verder niet geraadpleegd.
De administratief medewerker is al 10 jaar in dienst en geniet een grote mate van vertrouwen. Hij neemt weinig tot geen vakantie en lijkt zich compleet toe te wijden aan zijn werkzaamheden. Echter door een huwelijksfeest van een familielid, reist de administratieve kracht af naar Nederland en blijft voor het eerst in zijn loopbaan drie weken weg. In zijn afwezigheid voert een tijdelijke kracht zijn werkzaamheden uit. Bij controle door de financiële medewerker aan het eind van de maand blijkt dat deze maand in financieel opzicht, een zeer goede maand is geweest voor het bedrijf. Er is veel meer geld gestort op de bank dan normaliter het geval is. Op basis hiervan gaat de financiële medewerker de fysieke map na die normaalgesproken door de vaste administratief medewerker wordt bijgehouden. Tijdens deze controle ontdekt de financiële medewerker tot zijn grote verbazing dat de nummers van de door zijn collega opgeslagen kasbonnen elkaar niet opvolgen. Bij een verdere controle is dat ook het geval voor de voorgaande jaren. Door het ontbreken van een aansluiting van de fysieke bonnen en door vertrouwen in de administratief medewerker die enkel de digitale opgave van de kasontvangsten deed, was de gelegenheid ontstaan waardoor de medewerker zich jaren onopgemerkt met geld uit de kas heeft bevoordeeld.
Toen de medewerker geconfronteerd werd met alle bevindingen verklaarde hij eenmalig geld te hebben willen van de baas omdat hij wat geld te kort kwam voor het communiefeest van zijn dochter. Toen hij merkte hoe makkelijk het ging en hij het geld ook goed kon gebruiken was hij verder gegaan. En hij had het toch ook wel verdient, 10 jaar hardwerken en nooit een beloning of verhoging gekregen.
Tot slot
Om terug te komen op de vragen: Is fraude preventie ook voor mijn organisatie belangrijk? Heeft het nut om geld te investeren in dit onderwerp? Ik heb volledig vertrouwen in mijn mensen, is het überhaupt nodig om hieraan tijd en geld te besteden?
Ja! Fraude preventie is ook voor uw organisatie van essentieel belang. In alle organisaties waar met mensen wordt gewerkt, dient men ervan doordrongen te zijn dat de mens de zwakke schakel is binnen een organisatie en dat indien hij of zij de motivatie en de rechtvaardiging heeft om te frauderen en daarbij ook nog de gelegenheid krijgt; hij of zij in staat is om zichzelf ten koste van het bedrijf te bevoordelen. Investeren in fraude preventie, vooral gericht op het verkleinen van de gelegenheid, wordt dan ook sterk aangeraden.