In aanloop naar het 20 jaar bestaan in september 2017 van het bedrijf Compliance & Forensic Services Caribbean wordt ter gelegenheid daarvan een serie artikelen gepubliceerd waarin kennis gedeeld wordt met het publiek. De onderwerpen waaraan aandacht zal worden besteed, hebben te maken met aspecten waar iedereen in zijn dagelijks leven (privé of zakelijk) mee te maken kan krijgen. Vorige maand werd in het artikel aandacht besteed aan de betekenis en belang van integriteit. In het artikel van deze maand wordt ingegaan op één van de maatregelen voor het waarborgen van integriteit, een (pre) employment screening.
Een voorbeeld: Een lokaal bedrijf waarin veel contant geld omgaat, doorloopt op dit moment een hectische periode waarbij 2 kassières wegens arbeidsongeschiktheid voor een lange periode afwezig zullen zijn en er met spoed nieuwe medewerkers moeten worden aangetrokken. Mevrouw X en mevrouw Y hebben gesolliciteerd voor de functie en gelet de urgentie worden mevrouw X en mevrouw Y snel in dienst genomen, beiden met een contract van 1 jaar. Twee maanden vóór het verlopen van de contracten, beslist het bedrijf om de twee kassières te screenen alvorens ze een vast contract aan te bieden. Bij het natrekken van de informatie blijkt dat noch de opleiding, noch de werkervaring van mevrouw X op waarheid te berusten. Sterker nog, het diploma van mevrouw X is vervalst. Mevrouw Y heeft op haar screeningsformulier vermeld dat zij alleenstaand is en bij haar moeder woont. Uit onderzoek in openbronnen blijkt dat mevrouw Y in een luxe woning gelegen in een rijke buurt samenwoont met de vader van haar kind. Verder rijdt de man in een splinternieuwe BMW en uit recente krantartikelen blijkt dat de vader van haar kind onlangs betrokken was bij witwassen van geld.
Door de hectische situatie aan het begin van het voorbeeld, is er een (te) snelle beslissing genomen alvorens de integriteit van de medewerker te toetsen. De medewerkers voelden zich beiden kennelijk veilig en gingen er van uit dat er nauwelijks gecontroleerd wordt. Op deze wijze heeft het bedrijf zich voor bijna 1 jaar bloot gesteld aan eventuele reputatieschade en integriteitsschendingen, met alle eventuele gevolgen daarvan.
Bovenstaande is een simpel voorbeeld van wat er zou kunnen gebeuren indien integriteit, waaronder het screenen van personeel, geen aandacht heeft binnen een organisatie. Bij financiële instellingen is dit onderwerp momenteel sterker ontwikkeld dan bij de niet financiële instellingen.
Één van de preventieve maatregelen ter waarborging van de integriteit van de (financiële) instelling is een Pre-Employment Screening (vóór indienstname), dan wel een In-Employment Screening bij doorstroming naar een integriteitsgevoelige functie.
Met een integriteitsgevoelige functie wordt bedoeld, een functie die het beleid van de onderneming (mede) bepaalt of een functie waaraan een bevoegdheid is verbonden die een wezenlijk risico in zich heeft, waardoor eventueel de integere uitoefening van de instelling in gedrang kan komen.
Doel en omvang
Het doel van een screening is het voorkomen en verkleinen van het risico dat werknemers, schade (materieel of immaterieel) kunnen veroorzaken aan de onderneming en/of de hele sector.
Bij een (pre)-employment screening, gericht op integriteit, wordt er gecontroleerd of de gegevens van de medewerker zoals aangegeven op zijn/haar Curriculum Vitae (CV) overeenkomen met de werkelijkheid . Een screening kan ook het natrekken van de financiële en strafrechtelijke antecedenten inhouden.
Dergelijke screening richten zich dus niet op of een kandidaat geschikt is voor een functie maar is puur gericht op de integriteit van de persoon.
Uit onderzoek is gebleken dat het in de praktijk vaak voorkomt dat sollicitanten zich beter voordoen, door bijvoorbeeld negatieve informatie niet te vermelden en/of door zich juist beter voor te doen. Leugens die daarbij gehanteerd worden hebben betrekking op onder andere discrepanties omtrent opleiding en/of werkervaring.
De reden dat dit kan gebeuren ligt in het feit dat werkgevers soms falen in hun verantwoordelijkheid om de geschiktheid en integriteit van een (toekomstige) medewerker in relatie tot de beoogde functie te beoordelen. Een deel vindt het verifiëren van de informatie van een CV niet nodig en/of nemen aan dat de integriteit en de geschiktheid van de kandidaat door de werving- en selectiebureau of vorige werkgever is verricht.
Privacy
Een (pre)employment screening kan heel diepgaand zijn waarbij uiteraard ook rekening dient te worden gehouden met de privacy van de (toekomstig) werknemer. Een belangrijk aspect is, we hebben het immers over integer gedrag, dat de (toekomstig) werknemer op de hoogte is van de (pre)-employment screening en daartoe toestemming geeft.
Om te bepalen hoe breed de screening moet zijn, dient er een risicoanalyse van alle functies binnen de onderneming verricht te worden.
De (toekomstig) werknemer heeft in beginsel, een informatieplicht ten opzichte van zijn (toekomstig) werkgever en dient in beginsel alle relevante vragen naar waarheid te beantwoorden. Ook informatie waarvan hij weet dat die, gelet op de functie waarnaar gesolliciteerd wordt, van belang is voor de werkgever mag hij niet verzwijgen. Zwijgrecht op “verboden” vragen is daarentegen toegestaan. Het open en transparant zijn, is de basis van vertrouwen voor een (toekomstige) relatie, het liegen over informatie zal bij een integriteitsscreening zwaar worden aangerekend. Het weglaten overigens van criminele veroordelingen en fraude bij eerdere werkgevers komt vaak voor in de praktijk.
De zogenaamde “verboden vragen” zijn vragen over godsdienst, politieke gezindheid, seksuele geaardheid, zwangerschap, voormalig ziekteverzuim.
Naast de gegevens op de CV, mag er ook gebruik gemaakt worden van alle informatie die toegankelijk is (op internet) waaronder Facebook, LinkedIn e.d. Het recht op privacy is niet onbeperkt; het wordt beperkt op het moment dat handelingen van en/of gebeurtenissen in de directe leefomgeving van de kandidaat risico vormen voor de integriteit van de (financiële) onderneming. Er moet door de werkgever altijd een afweging gemaakt worden of, gelet risico profiel gekoppeld aan de functie, het verwerken van bepaalde informatie wel relevant en noodzakelijk is.
Ook is het van belang dat de verkregen informatie geëvalueerd wordt en indien van toepassing wordt teruggekoppeld met de kandidaat. Informatie in open bronnen of van “riba kaya” hoeft niet altijd juist te zijn. Een eventuele slechte relatie met een vorige werkgever, en daardoor wellicht slechte referentie, mag immers nooit een reden zijn voor een negatieve screening.
Vertrouwen in financiële sector door consument
Het toezicht op de integriteit bij financiële instellingen richt zich op de manier waarop de bestuurders en medewerkers van die instelling zich houden aan normen die door de Centrale Bank gesteld zijn ter handhaving en bevorderen van integriteit. Overtreding van deze normen kan het vertrouwen in de instelling afbreken, maar kan ook gevolgen hebben voor andere deelnemers van de financiële sector, de financiële sector zelf en uiteindelijk het land als geheel. Uiteraard zijn dergelijke normen ook van belang voor niet financiële instellingen en worden die dan afgedwongen door haar eigen toezichthouder en de Raad van Commissarissen.
Centraal staan hierbij de consumenten die vertrouwen stellen in (financiële) instellingen en doen op basis hiervan zaken met deze organisaties.
Om het vertrouwen in de financiële sector en in het bedrijfsleven te waarborgen, is het essentieel om handelingen te voorkomen die de integriteit en reputatie van de onderneming kunnen schaden. Een manier om de integriteit binnen het bedrijfsleven te waarborgen is het toetsen op integriteit (betrouwbaarheid) en geschiktheid van bestuurders, (mede-) beleidsbepalers en medewerkers die een integriteitsgevoelige functie bekleden. Dit is in bepaalde sectoren ook een wettelijke eis en wordt dan getoetst door de Centrale Bank.
Ter afsluiting, ‘Food for thought’: …..
Bent u wel eerlijk geweest bij uw sollicitatie ten opzichte van uw (toekomstige) werkgever? Of hoe groot is de kans dat u als werkgever een niet-integere werknemer op de loonlijst heeft?
252